Politique de confidentialité | Prestations externalisées en ressources humaines et organisme de formation | Pro-RH Solutions

Version N°1 du 15 juillet 2025

Introduction

Pro-RH Solutions (ci-après « le Prestataire ») attache une grande importance à la protection des données à caractère personnel et de la vie privée de ses Utilisateurs et clients, personne physique ou morale, ou particulier, (ci-après le « Client »).

À cette fin, le Prestataire s’engage à assurer le respect et la protection de vos données personnelles au regard de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après la « Loi Informatique et Libertés ») et du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (ci-après le « RGPD »).

La présente Politique de Confidentialité expose la manière dont l’Organisme de Formation collecte et traite les données de l’utilisateur dans le cadre de son utilisation du site internet pro-rhsolutions.fr (ci-après le « Site ») ainsi que lorsque le Client assiste à une formation issue de l’offre de formations dispensée par Pro-RH Solutions (ci-après la « Formation »).

En accédant et utilisant le Site ainsi qu’en devenant Client du Prestataire, vous acceptez la collecte et l’utilisation de vos données personnelles de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique »).

1. Qui sommes-nous ?
Pro-RH Solutions est une société spécialisée dans la prestation externalisée en ressources humaines ainsi que dans la formation professionnelle. Notre siège social se situe 4 Avenue Marcellin Berthelot – 13310 Saint-Martin-de-Crau, et nous intervenons auprès d’entreprises et de professionnel·le·s souhaitant optimiser leur gestion RH ou développer les compétences de leurs équipes.

2. Quelles données collectons-nous ?
Les données à caractère personnel désignent toutes informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après appelée « personne concernée »).

Dans le cadre du Site et des Prestations (RH ou Formations) dispensées par le Prestataire, les personnes concernées sont les utilisateurs visitant ce Site et le Client.

Les données à caractère personnel concernées par la présente Politique de Confidentialité correspondent donc à toutes les données se rapportant à ces Utilisateurs et Clients, dans la mesure où ils sont identifiés ou identifiables. Cela correspond par exemple, sans que cette liste soit exhaustive, aux nom, prénom, date de naissance, adresse IP , etc.

Les traitements de données à caractère personnel sont soumis à un cadre légal et réglementaire spécifique, constitué pour la France essentiellement par le RGPD et la loi dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978.

Dans le cadre de notre activité, nous sommes susceptibles de collecter différentes catégories de données personnelles :
– Identité : nom, prénom, date de naissance,
– Coordonnées : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone,
– Données professionnelles : poste, parcours professionnel, CV, informations liées à la formation suivie,
– Données de connexion : adresse IP, logs, cookies,
– Toute autre information communiquée via nos formulaires de contact ou lors de nos échanges.

Dans le cadre de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons plusieurs principes :

– Licéité : Les données sont collectées à des fins précises et légales ;
– Transparence : Vous êtes informé de tout traitement effectué sur vos données ;
– Minimisation : Seules les données strictement nécessaires sont recueillies et régulièrement mises à jour ;
– Protection dès la conception et par défaut : La sécurité de vos données est intégrée dans nos services dès leur création.
Par ailleurs, nous veillons à ce que nos partenaires respectent l’ensemble des exigences légales et mettent en oeuvre des dispositifs assurant une réelle protection des données personnelles traitées.
Pour garantir la sécurité de ces données, le Prestataire adopte des solutions techniques et organisationnelles adaptées au niveau de sensibilité des informations collectées, afin de préserver leur intégrité et leur confidentialité, et de prévenir tout accès non autorisé, toute perte, altération ou divulgation accidentelle. Lorsque cela s’avère pertinent, nécessaire ou utile, des procédés de chiffrement et/ou de pseudonymisation sont appliqués.
Enfin, la sélection de nos sous-traitants, prestataires et partenaires repose sur des critères rigoureux : ils doivent garantir un degré de protection équivalent au nôtre, limiter l’usage des données au strict nécessaire pour exécuter les missions qui leur sont confiées et respecter strictement la Réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

3. Finalités de la collecte des données
Dans le cadre de nos Prestations RH, nous collectons vos données personnelles principalement pour :
– Gérer et traiter les demandes d’information ou de contact,
– Assurer la gestion administrative et opérationnelle des dossiers RH externalisés,
– Organiser, dispenser et suivre les actions de formation,
– Respecter nos obligations légales et réglementaires,
– Améliorer l’expérience utilisateur sur notre site internet,
– Réaliser des analyses statistiques anonymisées.

Par ailleurs, dans le cadre d’une inscription à une action de Formation, lorsque le Client utilise le formulaire d’inscription communiqué par Pro-RH Solutions, nous sommes amenés à recueillir et traiter des données à caractère personnel du Client ou une tierce personne :
– Nom, prénom, civilité,
– Date de naissance,
– Adresse postale,
– Adresse courriel,
– Téléphone (fixe et/ou mobile),
– Type d’emploi ,
– Statut ou catégorie professionnelle (Dirigeant, Cadre, Agence de maîtrise, Employé/Ouvrier),
– Diplômes ou formation initiale du participant,
– Toute autre information que vous souhaitez nous préciser, et qui s’avère utile à la réalisation de l’action de formation.

4. Base légale du traitement
Les traitements réalisés par Pro-RH Solutions sont fondés sur :
– L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles,
– Le respect d’obligations légales et réglementaires,
– L’intérêt légitime de la société,
– Le consentement, lorsqu’il est requis.

5. Destinataires des données
Vos données personnelles ne sont accessibles qu’aux membres habilité·e·s de Pro-RH Solutions, ainsi qu’à nos partenaires et prestataires intervenant dans le cadre de nos missions, dans la limite nécessaire à l’exécution de leurs fonctions.
Nous veillons à ce que ces tiers respectent la confidentialité et la sécurité de vos données.
6. Durée de conservation
Vos données sont conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales ou réglementaires particulières imposant une durée de conservation plus longue.
Il est précisé que les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et pour une durée de 3 ans à compter de la fin de cette relation, pour des opérations de prospection commerciale.
Par ailleurs, dans le cadre des actions de Formations, les données sont conservées pour une durée de 5 ans, pour les conventions de formations, les évaluations des participants et les feuilles d’émargement.

7. Sécurité des données
Pro-RH Solutions met en oeuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, afin d’empêcher leur perte, altération, divulgation ou accès non autorisé.

8. Vos droits
Conformément à la réglementation, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
– Droit d’accès,
– Droit de rectification aux fins de correction des données qui s’avéreraient inexactes, incomplètes, ou obsolètes,
– Droit d’effacement et à la suppression des données,
– Droit d’opposition à la collecte ou au traitement des données,
– Droit à la limitation du traitement des données à certaines informations, expressément identifiées par le Client ou l’Utilisateur,
– Droit à la portabilité des données à un autre responsable de traitement (sous réserve que cela soit techniquement possible).
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : vcottavoz@pro-rhsolutions.fr

9. Cookies
Notre site internet utilise des cookies afin d’améliorer votre navigation et de réaliser des statistiques de fréquentation.
Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences de gestion des cookies via notre interface dédiée.

10. Modification de la politique de confidentialité
Pro-RH Solutions se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. Toute modification substantielle sera portée à votre connaissance par le biais du site internet ou par tout autre moyen approprié.

11. Contact
Pour toute question relative à la politique de confidentialité ou à l’exercice de vos droits, veuillez nous contacter à l’adresse : vcottavoz@pro-rhsolutions.fr